Inbox Zero: Aδειάζω τα εισερχόμενα και γλιτώνω (;) το τσάμπα άγχος

Μπορεί να είσαι από αυτούς που ξοδεύουν ένα πολύ σημαντικό κομμάτι της ημέρας και των ωρών εργασίας σου για να τσεκάρεις και να διαβάσεις email. Ακόμα περισσότερο, να περνάς τα βράδια, τα Σαββατοκύριακα και τις διακοπές σου κάνοντας το ίδιο. Παρόλα αυτά, ξυπνάς ένα πρωί και βλέπεις ότι στα εισερχόμενα έχουν συσσωρευτεί 10.000 μηνύματα και αναρωτιέσαι τι κάνεις λάθος. Μάλλον ήρθε η ώρα να ασπαστείς τη θρησκεία του Inbox Zero (εισερχόμενα μηδέν, κατά το ελληνικότερο), το φαινομενικά απλό σύστημα που έγινε γνωστό πριν από καμιά δεκαετία από τον blogger Merlin Mann και έχει πολλούς διάσημους πιστούς και προστάζει ένα άδειο, αγνό και πάνλευκο inbox. 

Λίγη ιστορία:

• 1969: Στέλνεται το πρώτο μήνυμα μεταξύ δύο υπολογιστών στο ARPANET, τον πρόδρομο του διαδικτύου
• 1971: Ο Ray Tomlinson δημιουργεί το σύστημα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του ARPANET, εισάγοντας το γνωστό παπάκι @
• 1978: Στέλνεται το πρώτο spam email 
• 1988: Η Microsoft φτιάχνει το Microsoft Mail για το Mac OS 
• 1993: Οι IBM και BellSouth κυκλοφορούν το πρώτο smartphone με δυνατότητα email 
• 1996: Κυκλοφορεί το Hotmail η πρώτη δωρεάν υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. 
• 2004: Η Google λανσάρει το Gmail με χωρητικότητα αποθήκευσης 1 GB, 500 φορές μεγαλύτερη από το Hotmail 
• 2017: Κυκλοφορεί το Superhuman, η έξυπνη συνδρομητική υπηρεσία email

Λίγοι αριθμοί:

• 500: O μέσος αριθμός μη αναγνωσμένων μηνυμάτων στα inbox στις ΗΠΑ το 2015 - ο διάμεσος αριθμός ήταν μόνο 5
• 3,1: Οι ώρες που αφιερώνει κάθε μέρα ο μέσος υπάλληλος γραφείου στις ΗΠΑ για τα email της δουλειάς
• 293,6 εκατομμύρια: Ο αριθμός email που αποστέλλονται κάθε μέρα παγκοσμίως
• 84 δολάρια: Τα ετήσια έσοδα από διαφήμιση που έχει η Google για κάθε χρήστη Gmail 

Για τη δημιουργία του μοντέλου Inbox Zero ο Merlin Mann εμπνεύστηκε από το γνωστό βιβλίο για την αύξηση της παραγωγικότητας “Getting Things Done” του David Allen. Δεν χρειάζεται να διαβάζεις και να απαντάς κάθε μήνυμα αλλά πρέπει να «ασχολείσαι» με όλα τα μηνύματα ώστε να μην στιβάζονται αδιάβαστα στα εισερχόμενά. Ο απόλυτος στόχος είναι να περνάς λιγότερο χρόνο κοιτάζοντας το email σου ώστε να μπορείς να αφιερώσεις περισσότερο χρόνο για να «getting things done». Το ευαγγέλιο του Inbox Zero έχει 5 εντολές για κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: να σβήνεις, να αναθέτεις, να μεταθέτεις, να απαντάς, να υλοποιείς. Οι πιο αναλυτικές οδηγίες είναι οι εξής:

• Πέτα τα βαρίδια του παρελθόντος. Εάν έχεις πάνω από 3.000 αδιάβαστα μηνύματα που κάθονται στα εισερχόμενά δεν υπάρχει κανένας τρόπος για να τα διαβάσεις.
• Κήρυξε πτώχευση και διάγραψε τα. Αν αυτό σε τρομάζει μπορείς να τα αρχειοθετήσεις.
• Οργανώσου. Δημιούργησε ένα σύστημα φακέλων/ετικετών για την καλύτερη αρχειοθέτηση κάθε εισερχόμενου μηνύματος. Μπορείς επίσης να χρησιμοποιήσεις τα φίλτρα για την αυτοματοποίηση της αρχειοθέτησης, μαρκάροντας για παράδειγμα κατευθείαν ως σημαντικό κάθε μήνυμα από τον προϊστάμενο σου. 
• Να παίρνεις άμεσα μέτρα. Αυτό δεν συνεπάγεται άμεση απάντηση, αν και όταν απαιτεί λιγότερο από πέντε λεπτά ενδείκνυται. Το πιο πιθανό είναι να χρειαστεί να το τοποθετήσεις στον κατάλληλο φάκελο. 
• Μην στέλνεις e-mail. Όσο περισσότερα στέλνεις, τόσο πιο πολλά θα πάρεις ως απάντηση. Αν μπορείς τηλεφώνησε ή στείλε μήνυμα με whatsapp, viber ή sms.

Ο Dan Ariely, ψυχολόγος και συμπεριφοριστής οικονομολόγος στο πανεπιστήμιο Duke, δεν συμφωνεί καθόλου με όλα αυτά. Λέει ότι το απόλυτο κενό inbox είναι απλώς μια μορφή αναβολής. Δίνει μια ψευδή αίσθηση ολοκλήρωσης και ταυτόχρονα αναβάλλει την πραγματική δουλειά που πρέπει να γίνει. Για κάποιους η απάντηση βρίσκεται στην εντελώς αντίθετη φιλοσοφία, τα άπειρα εισερχόμενα. Να αγνοείς τα περισσότερα μηνύματα ελπίζοντας ότι τα πιο σημαντικά δεν θα τα χάσεις αφού αν κάτι  είναι πραγματικά επείγον ο αποστολέας θα βρει τρόπο να στο θυμίσει. Αυτοί θεωρούν ότι το ίδιο το ηλεκτρονικο ταχυδρομείο είναι το πρόβλημα. Μας βάζει να περνάμε περισσότερο χρόνο για να σκεφτούμε το αν, τι, και πότε πρέπει να απαντήσουμε παρά στο να επιλύουμε προβλήματα. 

Με πληροφορίες από: QZ