Ο δεκάλογος της παραγωγικότητας, μέρος 2ο

Αν και ο καθένας μας λειτουργεί διαφορετικά με βάση τον χαρακτήρα του καθώς και τις πιέσεις και τις ευκαιρίες που δημιουργεί το περιβάλλον του, πολλοί άνθρωποι νιώθουν ότι δεν είναι καλοί στην οργάνωση και τη διαχείριση του χρόνου ή ότι δυσκολεύονται να συγκεντρωθούν. Η αίσθηση ότι χαραμίζουμε τον χρόνο μας χαζεύοντας στα σόσιαλ ή ότι οι περισπασμοί της καθημερινότητας δεν μας επιτρέπουν να διεκπεραιώσουμε στόχους που οι ίδιοι έχουμε θέσει για τον εαυτό μας καταλήγει να έχει αρνητικό αντίκτυπο στην ποιότητα ζωής μας και στην ψυχική μας υγεία. Έπειτα από δοκιμές και πειράματα πολλών ετών, έχω καταλήξει σε έναν «δεκάλογο» απλών, πρακτικών μέτρων που αποδεδειγμένα μπορούν να βελτιώσουν όχι απλώς την παραγωγικότητα ή τη συγκέντρωσή μας, αλλά και να μας αποφέρουν κάτι πιο βαθύ και σημαντικό: την ανάκτηση μιας, έστω ελάχιστης, αίσθησης ελέγχου της ίδιας μας της ζωής.

Ο δεκάλογος αυτός, που παρουσιάσαμε αυτήν και την προηγούμενη εβδομάδα σε δύο μέρη, βασίζεται σε ένα σεμινάριο παραγωγικότητας που παραδίδω συχνά στο πανεπιστήμιο και διαδικτυακά. Κάποια επαγγέλματα –π.χ. χειρωνακτικά, γραμματειακή υποστήριξη, εξυπηρέτηση πελατών ή ασθενών, κ.ά.– επιβάλλουν τη δική τους δομή στην καθημερινότητά, οπότε ίσως ο δεκάλογος αυτός να είναι περισσότερο χρήσιμος σε όσους έχουν λίγο μεγαλύτερη ελευθερία ή ευθύνη οργάνωσης του χρόνου τους (π.χ. φοιτητές, ελεύθερους επαγγελματίες, ασχολούμενους με δημιουργικά επαγγέλματα κ.ά.). Ωστόσο, η βαθύτερη φιλοσοφία του δεκαλόγου αφορά τους πάντες, γιατί έχει να κάνει με το πώς εντέλει αντιμετωπίζουμε τις δικές μας ανάγκες και επιθυμίες σε σχέση με τις πιέσεις του περιβάλλοντος. 

Ο δεκάλογος της παραγωγικότητας

6. Το τρίωρο µπλοκ

Τον Μάιο του 2020, εν µέσω πανδηµίας, µαζί µε λίγους εκλεκτούς συναδέλφους στο πανεπιστήµιο φτιάξαµε µια ρουτίνα που έµελλε να µας αλλάξει τη ζωή.

Η δουλειά ενός ερευνητή ή συγγραφέα είναι ούτως ή άλλως πολύ µοναχική. Αν και η εργασία στα πανεπιστήµια στη Βρετανία και αλλού προσοµοιάζει εδώ και πολλά χρόνια αυτήν στον ιδιωτικό τοµέα, οι προϊστάµενοί σου και η διοίκηση ενδιαφέρονται για το αποτέλεσµα της δουλειάς σου, όχι για το πώς θα φτάσεις σε αυτό. Τη διαχείριση του καθηµερινού σου χρόνου, των προτεραιοτήτων και τη διεκπεραίωση της ίδιας της δουλειάς, τα κάνεις όλα µόνος σου.

Στο αποκορύφωµα της αποµόνωσης του κορωνοϊού, όταν περνούσαµε όλη την ηµέρα στο ίδιο δωµάτιο, µπροστά στην ίδια οθόνη, όταν όλες οι µέρες άρχισαν να µοιάζουν η µία µε την άλλη –σαν να µην έχουν αρχή, µέση και τέλος– και κυρίως όταν δεν υπήρχαν οι φυσικοί µηχανισµοί κοινωνικοποίησης και οριοθέτησης του χρόνου εργασίας, αποφασίζουµε να φτιάξουµε έναν τέτοιο µηχανισµό.

∆ύο ή τρεις φορές την εβδοµάδα, αρχίσαµε να συναντιόµαστε στο Teams (αντίστοιχο του Zoom) ακριβώς στις 09.30 το πρωί. Για δέκα-δεκαπέντε λεπτά, ο καθένας µας έλεγε δύο λόγια για το πρότζεκτ ή τη δουλειά στην οποία ήθελε να αφιερωθεί τις επόµενες δυόµισι-τρεις ώρες, και προσπαθούσε να θέσει έναν όσο πιο συγκεκριµένο και ρεαλιστικό στόχο γίνεται. Κάποιες φορές αυτό ήταν πιο εύκολο (π.χ. «θέλω να έχω διορθώσει δέκα εργασίες» ή «να έχω γράψει 500 λέξεις»)· κάποιες άλλες φορές αρκετά πιο δύσκολο (π.χ. τι κάνεις όταν δεν έχεις καν εικόνα του πόσο χρόνο και κόπο θα απαιτήσει µια δουλειά;).

Καταγράφαµε αυτούς τους στόχους όλων µας σε ένα απλό πινακάκι στο Excel. Μετά κλείναµε τα πάντα –µέιλ, κινητά, πόρτες– και αφοσιωνόµασταν στον στόχο µας. Κατά τις 12-1 ξαναµαζευόµασταν στο Teams. Ο καθένας έλεγε το τι και πόσα έκανε, είτε από αυτά που αρχικά είχε σχεδιάσει είτε (κάποιες φορές) από άλλα πράγµατα που προέκυψαν, ενώ προσέθετε και µια σύντοµη αξιολόγηση του εαυτού του, ένα reflection, για το τι πήγε ή δεν πήγε καλά και γιατί, ή για το πώς τον βοήθησε (ή όχι) αυτή η διαδικασία. Μετά θέταµε αντίστοιχους στόχους για το µεσηµέρι και ξαναβρισκόµασταν κατά τις 4-4.30 για ένα δεύτερο γύρο αξιολόγησης.

Η φιλοσοφία αυτής της πρωτοβουλίας δεν ήταν να αγχώσουµε ή να κρίνουµε ο ένας τον άλλον, αλλά να δηµιουργήσουµε ένα υποστηρικτικό πλαίσιο και ταυτόχρονα έναν πολύ «ευγενή» και «ήπιο» τρόπο άσκησης τόσης πίεσης όση χρειάζεται ο καθένας που δουλεύει µόνος του για να συγκεντρωθεί και να ολοκληρώσει µια δουλειά, αντί να τη σέρνει όλη µέρα.

Το µοντέλο αυτό µπορεί να το υιοθετήσει ο καθένας αν βρει άλλα δύο ή τρία κατάλληλα άτοµα –φίλους, συνεργάτες, συµφοιτητές– που να αναζητούν κι αυτοί µια υποστηρικτή δοµή για την καθηµερινότητά τους.

Αυτή η τόσο απλή διαδικασία κατέληξε να γίνει η πιο επιτυχής πρωτοβουλία ολόκληρης της πανδηµίας και κυριολεκτικά µεταµόρφωσε τον τρόπο εργασίας και την παραγωγικότητα όσων συµµετείχαν – και συµµετέχουν ακόµα, γιατί µετά από τέσσερα χρόνια συνεχίζουµε ακάθεκτοι κάθε εβδοµάδα. Μέσα από αυτές τις σύντοµες συζητήσεις µάθαµε ο ένας τη δουλειά και τα ενδιαφέροντα του άλλου πολύ περισσότερο απ’ ό,τι όταν συνυπήρχαµε στα ίδια γραφεία. Κυρίως όµως γίναµε απείρως καλύτεροι στο να υπολογίζουµε πόσο χρόνο θα µας πάρει η κάθε δουλειά. Η δε προθεσµία του δίωρου ή τρίωρου µπλοκ, όσο ήπια κι αν ήταν, εξακολουθεί να λειτουργεί πάντα ως κίνητρο συγκέντρωσης και αποτρεπτικός παράγοντας της αναβλητικότητας.

Το µοντέλο αυτό µπορεί να το υιοθετήσει ο καθένας αν βρει άλλα δύο ή τρία κατάλληλα άτοµα –φίλους, συνεργάτες, συµφοιτητές– που να αναζητούν κι αυτοί µια υποστηρικτή δοµή για την καθηµερινότητά τους.

Όλοι θα θέλαµε να είχαµε υπεράνθρωπες ικανότητες συγκέντρωσης· όλοι θα θέλαµε να µπορούσαµε να παράγουµε καλή δουλειά για οκτώ ή δέκα ώρες σερί, αυτό όµως δεν είναι ούτε εφικτό ούτε εν τέλει υγιές. Ένα ή δύο οριοθετηµένα δίωρα ή τρίωρα µπλοκ καλής, συγκεντρωµένης δουλειάς στα πιο απαιτητικά πνευµατικά tasks που έχει κάποιος κάθε µέρα είναι υπεραρκετά και θα σε κάνουν να νιώσεις πολύ καλύτερα. Αυτό σου δίνει µετά τον χρόνο και την αυτοπεποίθηση για να ασχοληθείς µε τα υπόλοιπα, τα πιο µικρά ή σκόρπια πράγµατα που συχνά καταναλώνουν δυσανάλογο χρόνο.

***

7. «Όταν κολλήσεις, αφηγήσου»

Ο απόλυτος εφιάλτης όσων γράφουν οποιασδήποτε µορφής κείµενο είναι η λευκή σελίδα, το writer’s block. Ένα από τα πιο αποτελεσµατικά τρικ που έχω µάθει είναι η λεγόµενη µέθοδος του typing pool: του δωµατίου των δακτυλογράφων.

Ανοίγεις το κείµενο που θέλεις να δουλέψεις, κλείνεις (απαραιτήτως) το κινητό και το ίντερνετ, λες στους συγκατοίκους, στους συνεργάτες και στα κατοικίδιά σου να µη σε ενοχλήσουν, βάζεις το χρονόµετρο στα δέκα λεπτά και ξεκινάς να γράφεις. Γράφεις ασταµάτητα µέχρι να χτυπήσει το χρονόµετρο.

Τι κάνεις όµως αν κολλήσεις ή αν δεν ξέρεις πώς να ξεκινήσεις; Σ’εκείνη την περίπτωση, συνεχίζεις να γράφεις – οτιδήποτε. Αφηγείσαι. Αυτό θα µπορούσε να είναι κάτι άσχετο: «χτες έφαγα κοκκινιστό µε πατάτες και µετά πήγα για ψώνια». Ιδανικά όµως γράφεις κάτι σχετικό µε το κείµενο: αφηγείσαι το πού και γιατί έχεις κολλήσει: «τώρα θέλω να γράψω κάτι σχετικά µε το τάδε ζήτηµα, αλλά δεν ξέρω από πού να το πιάσω, επειδή έχει αυτές και αυτές τις πτυχές» κ.ο.κ. Το βασικότερο είναι να µην αποµακρυνθούν τα δάχτυλά σου από το πληκτρολόγιο (εξού και «το δωµάτιο των δακτυλογράφων» όπου παλιά στις µεγάλες εταιρείες δεκάδες υπάλληλοι δακτυλογραφούσαν ασταµάτητα σε γραφοµηχανές).

Ακούγεται ανόητο, κι όµως δουλεύει. Η ίδια η πράξη της δακτυλογράφησης λειτουργεί ως «τσακµάκι» που πυροδοτεί το µυαλό και σε βάζει στη διαδικασία του να γράψεις, ενώ όταν ξεκινήσεις, είναι εντυπωσιακό το πόσες λέξεις µπορείς να γράψεις σε δέκα λεπτά.

Όσο κρίσιµο είναι το να µη διακόψεις, άλλο τόσο είναι το να σταµατήσεις όταν χτυπήσει το χρονόµετρο, ακόµη κι αν θέλεις να συνεχίσεις να γράφεις. Κάνεις ένα µικρό διάλειµµα και µετά µπορείς να βάλεις το χρονόµετρο στα δεκαπέντε ή είκοσι λεπτά. Συνεχίζεις έτσι, σε µικρά µπλοκ γραφής µε τακτικά διαλείµµατα, για µάξιµουµ δύο ώρες (αυτό µπορείς να το κάνεις και στο πλαίσιο ενός δίωρου µπλοκ, όπως στο (6) παραπάνω).

Πολλοί άνθρωποι καταναλώνουµε περισσότερη ενέργεια και χρόνο στο να φοβόµαστε και να αποφεύγουµε κάποιες δουλειές από το να τις κάνουµε. Αυτό συνήθως οφείλεται σε έλλειψη αυτοπεποίθησης, αλλά και στον χρόνο που χρειάζεται το µυαλό µας για να «αλλάξει κανάλι», να προσαρµοστεί από τη µία δουλειά στην άλλη. Έχει αποδειχθεί ότι το multitasking είναι ένας µύθος. ∆εν µπορούµε πραγµατικά να κάνουµε πολλά πράγµατα ταυτόχρονα· απλώς «αλλάζουµε συχνότητα» µε µεγάλη ταχύτητα ανάµεσα σε διαφορετικές δουλειές, κάτι που µας κάνει να δαπανούµε τεράστιες ποσότητες πνευµατικής ενέργειας.

Πολλοί άνθρωποι καταναλώνουµε περισσότερη ενέργεια και χρόνο στο να φοβόµαστε και να αποφεύγουµε κάποιες δουλειές από το να τις κάνουµε

Είναι αλήθεια ότι όταν σε πνίγουν οι υποχρεώσεις, όταν για κάθε δουλειά που σβήνεις απ’ τη λίστα σου βγαίνουν άλλες τρεις, το τελευταίο πράγµα που νοµίζεις ότι θα βοηθήσει εκείνη τη στιγµή είναι η αργή εµπλοκή µε ένα µόνο θέµα. Το ένστικτό σου ουρλιάζει να βιαστείς και να κάνεις όσα περισσότερα πράγµατα µπορείς ταυτόχρονα.

Όταν όµως αντιµετωπίζεις ένα περίπλοκο πρόβληµα ή µια δουλειά που τη βαριέσαι και την αποφεύγεις, τότε πρέπει να αντισταθείς στο ένστικτό σου και να κάνεις κάτι που µοιάζει παράλογο και αντιπαραγωγικό: να τραβήξεις φρένο και να βυθιστείς όσο πιο αργά και βαθιά µπορείς στο συγκεκριµένο πρόβληµα ή task. Να το αναλύσεις διεξοδικά, να εξετάσεις όλες τις πιθανές πτυχές, τα επιχειρήµατα και τα αντεπιχειρήµατα για όλες τις δυνατές επιλογές. Να ψάξεις να βρεις το νόηµα σε αυτό που κάνεις. Με άλλα λόγια: να κάνεις αυτή τη δύσκολη ή βαρετή δουλειά όσο καλύτερα µπορείς.

Αυτός είναι ο πιο σίγουρος τρόπος όχι µόνο για να εξοικονοµήσεις χρόνο (όταν αποφεύγουµε ή πασαλείβουµε τις δουλειές καταλήγουµε να σπαταλάµε πολύ περισσότερη ενέργεια), αλλά και για να αποκτήσει περισσότερο νόηµα και πνευµατική γαλήνη η καθηµερινότητά σου.

***

8. Περιόρισε την περιττή επικοινωνία

Και αυτό µας φέρνει στην πιο δύσκολη και αντιδηµοφιλή συµβουλή του δεκαλόγου. Ο µεγαλύτερος καταναλωτής του χρόνου µας, ο συνήθης ύποπτος για το έλλειµµα συγκέντρωσης και πνευµατικής τάξης στην οποία βρισκόµαστε µονίµως πλέον, είναι ο αδιανόητος όγκος περιττών τηλεφωνηµάτων, µηνυµάτων, διαλόγων και ερεθισµάτων τα οποία µας βοµβαρδίζουν καθ’ όλη τη διάρκεια της ηµέρας σε διάφορες πλατφόρµες: τηλέφωνο, sms, µέιλ δουλειάς, µέιλ προσωπικά, WhatsApp, Instagram, Viber, Messenger, Facebook, X, LinkedIn, TikTok, Tinder, Grindr, Telegram, Signal και πολλά άλλα.

Θα µπορούσε πολύ άνετα κάποιος να περνάει ολόκληρη την ηµέρα του µην κάνοντας τίποτε άλλο από το να ανταλλάσσει memes ή µηνύµατα µε διάφορους φίλους ή γνωστούς επί παντός επιστητού (πολλοί άλλωστε κάνουν ακριβώς αυτό). Πόσα, πραγµατικά, από αυτά τα µηνύµατα είναι απαραίτητα ή έστω χρήσιµα; Πόσο ουσιαστική είναι αυτή η επικοινωνία; Πόσο νόηµα και αξία προσθέτει στη ζωή µας; Πόσο θρέφει το µυαλό ή την ψυχή;

∆εν γνωρίζω κανέναν άνθρωπο που να είναι πραγµατικά συγκεντρωµένος, παραγωγικός, βιώσιµα επιτυχηµένος ή γαλήνιος, ο οποίος να µην έχει επιβάλει στον εαυτό του κάποιο είδος ελέγχου ή περιορισµού της περιττής επικοινωνίας και των περισπασµών.

Αυτό δεν σηµαίνει ότι δεν θα είσαι εκεί για τους φίλους σου όταν πραγµατικά σε χρειαστούν· ούτε ότι δεν θα είσαι ανοιχτός σε ερωτήµατα ή αιτήµατα άλλων. Αντιθέτως, ακριβώς για να είσαι παρών για ανθρώπους, στιγµές και δραστηριότητες που έχουν σηµασία και αξίζουν την προσοχή σου, απαιτείται να περιορίσεις τα υπόλοιπα.

Κάθε τηλεφώνηµα, κάθε µέιλ και κάθε µήνυµα που φτάνει στο κινητό σου είναι ουσιαστικά µια διεκδίκηση, µια αξίωση του χρόνου και της προσοχής σου. Το κόστος για αυτόν που κάνει αυτήν τη διεκδίκηση είναι µηδενικό: δεν πληρώνει απολύτως τίποτα, ούτε χρειάζεται ιδιαίτερο κόπο ή χρόνο για να σου στείλει µήνυµα. Εσύ όµως χρειάζεται να δαπανήσεις χρόνο και κόπο για να απαντήσεις· χρόνο και κόπο τον οποίον µπορεί να στερείς από τη δουλειά σου ή από το χόµπι σου ή από την οικογένειά σου.

Κάθε τηλεφώνηµα, κάθε µέιλ και κάθε µήνυµα που φτάνει στο κινητό σου είναι ουσιαστικά µια διεκδίκηση, µια αξίωση του χρόνου και της προσοχής σου.

Όταν αρχίσεις να αντιµετωπίζεις την εισερχόµενη επικοινωνία ως διεκδίκηση του χρόνου και της ενέργειάς σου, που έχει (πνευµατικό ή οικονοµικό) κόστος για εσένα, τότε γίνεσαι αναγκαστικά λίγο πιο σκληρός. Όχι· επειδή τα µηνύµατα καταφτάνουν σε πραγµατικό χρόνο, δεν σηµαίνει ότι εσύ πρέπει να παρατήσεις αυτό που κάνεις για να τα απαντήσεις. Μπορεί να µην καταφέρεις να τα δεις για πολλές µέρες – και πρέπει να εµπεδώσεις την ιδέα ότι αυτό είναι οκ· είναι µέρος της στοιχειώδους φροντίδας του εαυτού.

Aν το βρίσκεις αδύνατον να µην ανοίγεις συνέχεια τα σόσιαλ, τα τσατ, τις ειδήσεις ή το YouTube, τότε ενδεχοµένως να χρειάζεσαι ένα app που µπλοκάρει το ίντερνετ, όπως το Freedom, στο οποίο επιλέγεις τα σάιτ που µπορεί να χρειαστείς για τη δουλειά σου, και τη διάρκεια του session που θέλεις να συγκεντρωθείς (π.χ. 10, 20 ή 45 λεπτά) και το ενεργοποιείς. Ακούγεται παρανοϊκό να πληρώνεις χρήµατα για να σου µπλοκάρει κάποιος το ίντερνετ (το οποίο πληρώνεις για να έχεις), αλλά δεν είναι περισσότερο παρανοϊκό απ’ το να πληρώνεις χρήµατα για να κάνεις δίαιτα ή για να πας στο γυµναστήριο.

Τα δύο πράγµατα που τα τελευταία χρόνια έχουν βελτιώσει αισθητά τον ύπνο και την ψυχική µου υγεία ήταν το να απενεργοποιήσω τις ειδοποιήσεις των µέιλ και των εφαρµογών στο κινητό (ούτως ώστε να πρέπει να µπω στην εφαρµογή για να δω αν έχω κάτι καινούργιο) και το να µην τσεκάρω µέιλ νωρίς το πρωί και αργά το βράδυ.

***

9. Το ηµερολόγιο ως αποθετήριο

Και τώρα φτάνουµε στη συµβουλή υπερδύναµη· τη δεύτερη σηµαντικότερη συµβουλή µετά την καθηµερινή λίστα. Αυτή δεν είναι άλλη από τη χρήση και µετατροπή ενός ηλεκτρονικού ηµερολογίου (όπως το Google calendar) στο απόλυτο αποθετήριο και αρχείο της κάθε ηµέρας.

Οι περισσότεροι άνθρωποι χρησιµοποιούν κάποιου είδους ατζέντα ή ηµερολόγιο για να σηµειώνουν ραντεβού ή υποχρεώσεις· ελάχιστοι όµως το χρησιµοποιούν για να καταγράφουν, µε ακρίβεια µισάωρου, τα πάντα, όχι µόνο πριν συµβούν αλλά και αφού έχουν συµβεί.

Ένας από τους κορυφαίους ειδικούς παραγωγικότητας και διαχείρισης του χρόνου – ο Oliver Burkeman (του οποίου και τα δύο βιβλία, «Τέσσερις χιλιάδες εβδοµάδες» (εκδ. Κλειδάριθµος) και το καινούργιο του «Meditations for Mortals», φιγουράρουν στις λίστες των ευπώλητων στη Βρετανία) – συνιστά να κάνουµε µια done list: µια λίστα µε τα πράγµατα που κάναµε κάθε µέρα. Αυτό προφανώς µπορεί να γίνει στο χαρτί µε την καθηµερινή µας λίστα (βλ. 5η συµβουλή), αλλά είναι πολύ καλύτερο να καταγράφεται σε ένα ηλεκτρονικό ηµερολόγιο.

 Αυτό το ηµερολόγιο είναι το πιο χρήσιµο και απαραίτητο εργαλείο της ζωής µου

Από το 1992 και µετά χρησιµοποιώ το σύστηµα αυτό για να καταγράφω ό,τι έκανα κάθε µέρα σε ένα ωριαίο ηµερολόγιο εβδοµάδας. Από την 1η Ιανουαρίου 2017 που (µε αρκετή καθυστέρηση και λουδίτικη αντίσταση) έκανα τη µετάβαση στο Google calendar, χρησιµοποιώντας διαφορετικά χρώµατα για την κάθε κατηγορία δραστηριοτήτων (π.χ. κόκκινο για συναντήσεις, γαλάζιο για δουλειά πανεπιστηµίου, µοβ για δηµιουργικά πρότζεκτ, πράσινο για διασκέδαση κ.ο.κ.) καταγράφω εκεί όχι µόνο τις ανέλικτες υποχρεώσεις (µαθήµατα, συνέδρια κ.λπ.) και τις συναντήσεις ή τηλεφωνήµατα, αλλά τα πάντα:

• γενέθλια και γιορτές (που επανεµφανίζονται στο ηµερολόγιο µόνα τους κάθε χρόνο χωρίς να πρέπει εσύ να τα αντιγράφεις ή να τα θυµάσαι)
• ταξίδια (µε το όνοµα του κάθε µέρους που πήγα κάθε µέρα)
• δουλειές –όπως τη συντήρηση συσκευών ή το ΚΤΕΟ ή τη φορολογική δήλωση– που επαναλαµβάνονται κάθε τρεις ή έξι ή δώδεκα µήνες (το ίδιο)
• ταινίες, τηλεοπτικές σειρές, βιβλία και podcast που βλέπω, ακούω και διαβάζω (µε µια απλή αναζήτηση επιβεβαιώνεις αν και πότε είδες ποιο επεισόδιο ποιας σειράς)
• καθηµερινά φάρµακα, ιατρικά ραντεβού, εµβόλια, εξετάσεις, αποτελέσµατα, αλλά και όλα τα συµπτώµατα ή τα ιατρικά προβλήµατα που προκύπτουν ούτως ώστε να έχω ακριβή εικόνα του πότε ξεκίνησαν ή πώς εξελίχθηκαν
• σωµατική άσκηση
• κοινωνικές δραστηριότητες
• δουλειές του σπιτιού ακόµη και σηµαντικά εθνικά ή παγκόσµια γεγονότα.

Ίσως ακούγεται υπερβολικό –και σίγουρα ενέχει µια γερή δόση ψυχαναγκασµού–, ωστόσο αυτό το ηµερολόγιο είναι το πιο χρήσιµο και απαραίτητο εργαλείο της ζωής µου. Καταγράφοντας τα πάντα όχι µόνο δεν χρειάζεται να τα θυµάσαι, αλλά είναι πολύ πιο εύκολο να ανατρέξεις για να βρεις κάτι ή να παρατηρήσεις τάσεις (π.χ. πόσο χρόνο δαπανάς σε διαφορετικές δραστηριότητες ή πρότζεκτ), ενώ –όπως λέει και ο Burkeman– αλλάζει και η ψυχολογία σου γιατί συνειδητοποιείς πόσα πράγµατα (µπορείς να) κάνεις κάθε µέρα.

***

10. Το πλάνο: η δοµή είναι το παν

Ένα απ’ τα συνηθέστερα λάθη των φοιτητών µου (και όχι µόνο) είναι ότι ξεκινούν να γράφουν µια εργασία χωρίς να έχουν κάνει ένα πλάνο, έναν σκελετό του κειµένου. Ουσιαστικά κανενός είδους δηµιούργηµα, ιδέα, υποχρέωση ή πρότζεκτ δεν µπορεί να ολοκληρωθεί χωρίς εκτεταµένη προεργασία, και συνήθως χωρίς έναν καλό σκελετό ή πλάνο που θα του δώσει µια δοµή: µια αρχή, µέση και τέλος, µε διακριτά και αλληλένδετα σηµεία καµπής. Όταν έχεις κάνει αυτήν την προεργασία, τότε το τελικό στάδιο της συγγραφής ή της επιµέλειας είναι και το πιο εύκολο.

Γράφαµε την περασµένη εβδοµάδα ότι η τέχνη της παραγωγικότητας και της διαχείρισης του χρόνου είναι κυρίως η τέχνη του να σπας ένα πρότζεκτ ή έναν στόχο σε µικρότερα βήµατα ή σε ενδιάµεσους στόχους. Οι περισσότερες από τις συµβουλές αυτού του δεκαλόγου απαιτούν λιγότερο ή περισσότερο χρόνο και ίσως κάποιος να αναρωτηθεί: αξίζει τελικά να δαπανάω όλη αυτήν την ώρα, π.χ. φτιάχνοντας µια καθηµερινή λίστα (5), ενηµερώνοντας το ηµερολόγιο (9) ή τον πίνακα ελέγχου του δεκαπενθηµέρου (2); Αξίζει να περνάω την ώρα µου καταγράφοντας τα άγχη µου (4) ή ακούγοντας τους στόχους των συναδέλφων µου (6);

Μπορεί να φαίνεται ότι χαραµίζεις την ώρα σου δηµιουργώντας γραφειοκρατία για τον εαυτό σου, αλλά τελικά εξοικονοµείς πάρα, µα πάρα πολύ χρόνο

Η απάντηση είναι «απολύτως, ναι». Η λύση στο πρόβληµα της παραγωγικότητας δεν είναι να το να µεγιστοποιήσει κανείς τον αριθµό ωρών που δουλεύει, αλλά την ποιότητα και την αποτελεσµατικότητα αυτής της δουλειάς. Αυτό απαιτεί µηχανισµούς τακτικού αναστοχασµού και αξιολόγησης των προτεραιοτήτων σου και των µεθόδων που ακολουθείς. Μπορεί να φαίνεται ότι χαραµίζεις την ώρα σου δηµιουργώντας γραφειοκρατία για τον εαυτό σου, αλλά τελικά εξοικονοµείς πάρα, µα πάρα πολύ χρόνο, ενώ ταυτόχρονα απελευθερώνεις το µυαλό σου ώστε αυτό να µπορεί να αφοσιωθεί σε ουσιαστικά πράγµατα.