Ο δεκάλογος της παραγωγικότητας, μέρος 1ο

Αν και ο καθένας μας λειτουργεί διαφορετικά με βάση τον χαρακτήρα του καθώς και τις πιέσεις και τις ευκαιρίες που δημιουργεί το περιβάλλον του, πολλοί άνθρωποι νιώθουν ότι δεν είναι καλοί στην οργάνωση και τη διαχείριση του χρόνου ή ότι δυσκολεύονται να συγκεντρωθούν. Η αίσθηση ότι χαραμίζουμε τον χρόνο μας χαζεύοντας στα σόσιαλ ή ότι οι περισπασμοί της καθημερινότητας δεν μας επιτρέπουν να διεκπεραιώσουμε στόχους που οι ίδιοι έχουμε θέσει για τον εαυτό μας καταλήγει να έχει αρνητικό αντίκτυπο στην ποιότητα ζωής μας και στην ψυχική μας υγεία.

Έπειτα από δοκιμές και πειράματα πολλών ετών, έχω καταλήξει σε έναν «δεκάλογο» απλών, πρακτικών μέτρων που αποδεδειγμένα μπορούν να βελτιώσουν όχι απλώς την παραγωγικότητα ή τη συγκέντρωσή μας, αλλά και να μας αποφέρουν κάτι πιο βαθύ και σημαντικό: την ανάκτηση μιας, έστω ελάχιστης, αίσθησης ελέγχου της ίδιας μας της ζωής.

Ο δεκάλογος αυτός, που θα παρουσιάσουμε αυτήν και την επόμενη εβδομάδα σε δύο μέρη, βασίζεται σε ένα σεμινάριο παραγωγικότητας που παραδίδω συχνά στο πανεπιστήμιο και διαδικτυακά. Κάποια επαγγέλματα –π.χ. χειρωνακτικά, γραμματειακή υποστήριξη, εξυπηρέτηση πελατών ή ασθενών, κ.ά.– επιβάλλουν τη δική τους δομή στην καθημερινότητά, οπότε ίσως ο δεκάλογος αυτός να είναι περισσότερο χρήσιμος σε όσους έχουν λίγο μεγαλύτερη ελευθερία ή ευθύνη οργάνωσης του χρόνου τους (π.χ. φοιτητές, ελεύθερους επαγγελματίες, ασχολούμενους με δημιουργικά επαγγέλματα κ.ά.). Ωστόσο, η βαθύτερη φιλοσοφία του δεκαλόγου αφορά τους πάντες, γιατί έχει να κάνει με το πώς εντέλει αντιμετωπίζουμε τις δικές μας ανάγκες και επιθυμίες σε σχέση με τις πιέσεις του περιβάλλοντος.

Ο δεκάλογος της παραγωγικότητας

1. Μακροπρόθεσμοι και προσωπικοί στόχοι

Πριν σκεφτούμε το πώς οργανώνουμε την εβδομάδα, την ημέρα ή την κάθε ώρα, πρέπει να απαντήσουμε στο εξής ερώτημα: Ποιοι είναι οι στόχοι μας για τους επόμενους 10-12 μήνες; Ποια είναι τα πέντε ή δέκα πράγματα που θέλουμε να δημιουργήσουμε, να επιτύχουμε ή να παραγάγουμε; Αυτοί οι στόχοι θα πρέπει να κατευθύνουν τον προγραμματισμό των ημερών και των εβδομάδων μας∙ για να φτάσουμε σε αυτούς κάποτε, θα πρέπει να τους «σπάσουμε» σε μικρότερα βήματα, που θα πρέπει να τα προγραμματίσουμε.

Τους στόχους αυτούς συνήθως τους καταγράφω τον Αύγουστο. Η Πρωτοχρονιά είναι ήδη μια ιδιαίτερα φορτισμένη συναισθηματικά και πνευματικά περίοδος, ενώ ο Ιανουάριος θεωρείται από τους πιο δύσκολους μήνες∙ δεν χρειάζεται να του προσθέτουμε κι άλλο βάρος. Ο Σεπτέμβριος αποτελεί πάντα μια καλή αρχή.

Κάποιοι από αυτούς τους πέντε ή δέκα στόχους μπορεί να έχουν ήδη τεθεί από τον εργοδότη ή τον προϊστάμενό μας∙ κάποιοι άλλοι μπορεί να είναι πράγματα που απλώς πρέπει να κάνουμε, είτε το θέλουμε, είτε όχι∙ εάν έχουμε ευθύνη για άλλους ανθρώπους –παιδιά, σύντροφο, ηλικιωμένους– κάποια από αυτά μπορεί να αφορούν τη φροντίδα τους∙ κάποια θα αφορούν ζητήματα της υγείας μας (πολλές φορές τα ζητήματα υγείας πρέπει να τα αντιμετωπίζουμε ως ξεχωριστά πρότζεκτ, που απαιτούν χρόνο έρευνας, επαφών, ραντεβού, εξετάσεων, θεραπείας, αποθεραπείας κλπ.)∙ καλό είναι, όμως, έστω και λίγα από αυτά να είναι πράγματα που τα κάνουμε για εμάς: στόχοι ή δραστηριότητες που θα μας γεμίσουν, που θα μας βοηθήσουν να αναπτυχθούμε και να εξελιχθούμε ως άνθρωποι και θα μας δώσουν το κίνητρο να αντέξουμε το βάρος των υπολοίπων.

Γιατί να δίνουμε μονίμως προτεραιότητα στις ανάγκες και τις απαιτήσεις των άλλων;

Το να αντιμετωπίζουμε τους στόχους αυτούς, ακόμη και τους προσωπικούς, με τεχνοκρατική αντίληψη ως «παραδοτέα», σαν να ήταν εργασίες που μας έχουν αναθέσει άλλοι, δεν τα προδίδει∙ αντιθέτως, τα τιμάει, τους δίνει τον χώρο και τη σημασία που τους αξίζει. Γιατί, άλλωστε, να δίνουμε μονίμως προτεραιότητα στις ανάγκες και τις απαιτήσεις των άλλων;

2. Ο πίνακας ελέγχου του δεκαπενθήμερου

Κάθε δεύτερη Δευτέρα πρωί ανοίγω όλα τα τεφτέρια –τα inbox, τα ημερολόγια, τις λίστες– και καταγράφω τις δουλειές, τις υποχρεώσεις, τις συναντήσεις και τους στόχους του επόμενου δεκαπενθήμερου σε έναν πίνακα στο λάπτοπ (εγώ χρησιμοποιώ το πρόγραμμα OneNote της Microsoft, αλλά ένας οποιοσδήποτε πίνακας ή λίστα με τέσσερις πέντε στήλες αρκεί). Παλιότερα το έκανα κάθε εβδομάδα, αλλά τελικά κατάλαβα ότι αυτό παραήταν συχνό κι έχανα χρόνο μεταφέροντας δουλειές ή αντιγράφοντας τον όγκο των στάνταρ υποχρεώσεων της εβδομάδας.

Είναι πολύ χρήσιμο αυτός ο πίνακας να έχει διαφορετικές στήλες ή λίστες για τα διαφορετικά πρότζεκτ ή τις κατηγορίες υποχρεώσεων και στόχων. Για παράδειγμα, αν ένας από τους δέκα στόχους της χρονιάς είναι να γράψεις ένα βιβλίο ή να κάνεις ανακαίνιση στο σπίτι σου ή να βαφτίσεις το παιδί μιας φίλης σου, τότε στον πίνακα πρέπει να υπάρχει μια ξεχωριστή λίστα γι’ αυτόν, όπου θα καταγράψεις τις αντίστοιχες δουλειές, τα μικρά βήματα που πρέπει να γίνουν τις επόμενες δύο εβδομάδες. Κάποιες εβδομάδες μπορεί να μη γίνει τίποτα, οπότε η λίστα αυτή θα μείνει άδεια. Κάποιες άλλες ο στόχος αυτός θα ειναι η πρωταρχική σου απασχόληση, οπότε η λίστα αυτή θα κυριαρχεί στον πίνακα.

Σε αυτόν τον πίνακα καταγράφω τα πάντα: από την κυρίως δουλειά μέχρι τα ιατρικά και από τις κοινωνικές δραστηριότητες μέχρι τη γυμναστική. Εάν το να πας για τρέξιμο ή στο γυμναστήριο τρεις φορές την εβδομάδα δεν είναι κάτι που το κάνεις αυτόματα, σαν δεύτερη φύση, εάν η άσκησή σου είναι κάτι που συχνά αμελείς εξαιτίας άλλων υποχρεώσεων, τότε θα προσθέσεις στη λίστα της εβδομάδας ή του δεκαπενθήμερου τρεις ή έξι φορές τη λέξη «γυμναστήριο» ή «τρέξιμο».

Αυτός ο πίνακας είναι το Ευαγγέλιο. Από αυτόν θα βγει η καθημερινή λίστα (βλ. (5) παρακάτω)∙ από αυτόν θα ξεκινάς κάθε πρωί και σε αυτόν θα επιστρέφεις κάθε βράδυ∙ είναι το dashboard, ο πίνακας ελέγχου της ζωής σου, οπότε ταυτόχρονα παραμένει ένα «ζωντανό έγγραφο» στο οποίο θα προσθέσεις, αν χρειαστεί, έκτακτες δουλειές που θα προκύψουν κατά τη διάρκεια του δεκαπενθήμερου.

Οι περισσότεροι άνθρωποι είμαστε επιρρεπείς στο να χαλάμε τον προγραμματισμό μας –να τον τινάζουμε στον αέρα– επειδή ξαφνικά εμφανίζονται δουλειές από το πουθενά

Και ακριβώς εδώ φτάνουμε σ’ ένα από τα πιο δύσκολα και πιο κρίσιμα σημεία ολόκληρου του δεκαλόγου. Οι περισσότεροι άνθρωποι είμαστε επιρρεπείς στο να χαλάμε τον προγραμματισμό μας –να τον τινάζουμε στον αέρα– επειδή ξαφνικά εμφανίζονται δουλειές από το πουθενά. Για κάποια επαγγέλματα αυτό είναι απολύτως αναμενόμενο∙ αν και, ακόμη και τότε, θα πρέπει να βρεις τρόπο να «περικλείσεις» τις εκπλήξεις και τις μη αναμενόμενες επείγουσες δουλειές σε μια πεπερασμένη ζώνη της ημέρας ή της εβδομάδας, γιατί αλλιώς θα καταλήξεις μονίμως να ανταποκρίνεσαι σε επείγοντα αιτήματα άλλων, αντί να κάνεις τη δουλειά που θέλεις εσύ. Αλήθεια, γιατί νιώθουμε περισσότερη ντροπή όταν αποτυγχάνουμε να παραδώσουμε τη δουλειά που μας ζητούν άλλοι, αντί αυτή που θέτουμε εμείς στον εαυτό μας; Μήπως σεβόμαστε τις προτεραιότητες των άλλων περισσότερο απ’ ό,τι τις δικές μας;

Αν δεν καταφέρεις να περιορίσεις τους περισπασμούς και να πεις «όχι» σε όσο το δυνατόν περισσότερες ευκαιρίες και αιτήματα πεταχτούν ξαφνικά χωρίς να σου δίνουν εύλογο χρονικό διάστημα για να τα διευθετήσεις, τότε δεν θα μπορέσεις ποτέ να αποκτήσεις τον έλεγχο της ζωής σου.

Ακόμη κι αν μέρος της καθημερινότητάς σου περιλαμβάνει απρόβλεπτα αιτήματα εξίσου απρόβλεπτης διάρκειας, το να προσπαθήσεις να κάνεις έναν προγραμματισμό δεκαπενθήμερου –και κυρίως να συνεχίσεις να τον κάνεις σε βάθος χρόνου– είναι μια πολύτιμη διαδικασία αναστοχασμού και βελτίωσης της ικανότητάς σου να κρίνεις το πόσα πραγματικά μπορείς να κάνεις μέσα σε δεκαπέντε μέρες. Τις πρώτες φορές θα αποτύχεις οικτρά∙ η λίστα του δεκαπενθήμερου θα μείνει ανέγγιχτη. Σταδιακά θα γίνεις καλύτερος. Έπειτα από μερικούς μήνες θα είσαι πολύ καλός στο να οριοθετείς τον χρόνο που είσαι διατεθειμένος να αφιερώνεις σε περισπασμούς και «επείγοντα αιτήματα» και αυτόν που αφιερώνεις σε όλα τα υπόλοιπα πράγματα που θέλεις να κάνεις.

3. Πρωινή ρουτίνα

Έχοντας καταγράψει τους στόχους μας για τη χρονιά και έχοντας τον πίνακα με τις δουλειές του δεκαπενθήμερου, είμαστε έτοιμοι να ξεκινήσουμε τη μέρα μας. Η πρωινή ρουτίνα –μια ακολουθία κινήσεων ή δραστηριοτήτων την οποία έχουμε προσεκτικά διαμορφώσει με βάση τις ανάγκες και τις επιθυμίες μας– είναι ένα από τα πιο πολύτιμα εργαλεία στη διάθεσή μας. Κατά την ταπεινή μου άποψη, είναι ζωτικό η ρουτίνα αυτή να είναι πλήρως αποσυνδεδεμένη από την τεχνολογία, τα κινητά τηλέφωνα, τα μέιλ, τα μηνύματα και το ίντερνετ γενικά.

Είτε πρόκειται για καφέ με εφημερίδα, μισή ώρα ανάγνωση βιβλίου, ένα καλό πρωινό στο τραπέζι, μισή ώρα άσκηση ή γιόγκα ή πέντε με δέκα λεπτά διαλογισμού ή για έναν συνδυασμό αυτών ή άλλων αντίστοιχων δραστηριοτήτων, η πρωινή ρουτίνα είναι ο προσωπικός μας χώρος και χρόνος∙ λειτουργεί ως άγκυρα και ως βάση για την υπόλοιπη μέρα.

Η πρωινή ρουτίνα είναι ο προσωπικός μας χώρος και χρόνος∙ λειτουργεί ως άγκυρα και ως βάση για την υπόλοιπη μέρα

Εννοείται ότι πολλοί άνθρωποι –ειδικά όσοι έχουν μικρά παιδιά ή εξαντλητικά ωράρια εργασίας– δεν έχουν την πολυτέλεια μιας μακρόσυρτης πρωινής ρουτίνας (αν και καλό είναι, όσο μεγαλώνει κανείς, να μεγαλώνει αντίστοιχα και η διάρκεια της ρουτίνας αυτής). Ωστόσο, μετά τον ύπνο –ο οποίος είναι σε κάθε περίπτωση, ασχέτως οικογενειακής, επαγγελματικής ή άλλης συνθήκης, η κύρια προτεραιότητα–, η πρωινή ρουτίνα είναι η αμέσως επόμενη. Αν αυτό σημαίνει ότι πρέπει να ξυπνήσεις μισή ώρα νωρίτερα προκειμένου να κάνεις τα πράγματα με ηρεμία και με τη σωστή σειρά, τότε αυτό αξίζει τον κόπο.

4. Το σημειωματάριο

Εάν είστε από τους λίγους τυχερούς που το πρωί ξυπνάνε με χαμόγελο, πετάνε τα σεντόνια με χαρά και φτιάχνουν πρωινό σαν να παίζουν σε διαφήμιση καφετιέρας –με άλλα λόγια, αν το μυαλό σας το πρωί είναι μακάρια άδειο από σκοτούρες–, τότε ενδεχομένως το βήμα αυτό να μπορείτε να το παρακάμψετε και να πάτε στο επόμενο. Αν, πάλι, ανήκετε, όπως εγώ, στους πολλούς που το μυαλό τους το πρωί είναι ένας συνδυασμός πουρέ, ομίχλης και κυκεώνα αγχωτικών σκέψεων, τότε αυτή εδώ η σύντομη πρακτική ίσως σας αλλάξει τη ζωή.

Ως μέρος της πρωινής σας ρουτίνας, πάρτε ένα σημειωματάριο και για πέντε με δέκα λεπτά αφήστε ελεύθερο το μυαλό σας να καταγράψει το πώς και τι νιώθετε: είτε σε μορφή αφήγησης, είτε ως bullet points, είτε με σκόρπιες λέξεις πάνω στη σελίδα, σημειώστε τις βασικές πηγές άγχους, τις εμμονές, τις ιδέες, ακόμη και τα φαγητά, τα χρώματα, τις μουσικές ή τις εικόνες που σας έρχονται στο μυαλό. Κάντε ένα brain dump – αδειάστε το μυαλό σας στη σελίδα για πέντε λεπτά. Θα εκπλαγείτε, τόσο από αυτά που καταγράφετε, όσο και από την ευεργετική απελευθέρωση του μυαλού σας.

5. Η λίστα της ημέρας

Και φτάνουμε στη βασικότερη συμβουλή ολόκληρου του δεκαλόγου. Είναι κάτι εξαιρετικά απλό και ταυτόχρονα απαραίτητο. Δεν παίρνει πάνω από πέντε λεπτά. Κι όμως είναι εντυπωσιακό το πόσο λίγοι άνθρωποι ξεκινούν τη μέρα τους με μια λίστα.

Η λίστα αυτή πρέπει (ναι, πρέπει, εμπιστευτείτε με) να είναι σε χαρτί Α5 – ούτε μικρότερο, ούτε μεγαλύτερο. Σ’ αυτή τη λίστα καταγράφετε τα πάντα –μα τα πάντα– όσα πρέπει να κάνετε σήμερα. Από τις δραστηριότητες της πρωινής ρουτίνας, από τα φάρμακα που πρέπει να πάρετε και τις ασκήσεις που πρέπει να κάνετε, τα ρούχα που θα απλώσετε, το μαγείρεμα, τα τηλεφωνήματα και τα μηνύματα που πρέπει να απαντήσετε, μέχρι τις κυρίως δουλειές του επαγγέλματός σας, τις οποίες προσπαθείτε, όσο μπορείτε, να σπάσετε σε μικρότερες. Και εννοείται ότι μία από τις μικρές (και ταυτόχρονα τεράστιες) χαρές της καθημερινότητας είναι το να σβήνεις τις δουλειές που έχεις κάνει. Ξεκινάς από τα μικρά, τα εύκολα –Άδειασες το πλυντήριο; Σβήσ’ το. Τάισες τα γατιά; Σβήσ’ το. Απάντησες στη φίλη σου; Σβήσ’ το– και συνεχίζεις με τα πιο δύσκολα. Στο τέλος τη μέρας προσπαθείς να έχεις σβήσει όσο περισσότερες δουλειές μπορείς. Αν συστηματικά δεν καταφέρνεις να σβήσεις όλες ή σχεδόν όλες τις δουλειές της καθημερινής σου λίστας, τότε αυτό σημαίνει ότι πρέπει να αναθεωρήσεις το πόσους στόχους θέτεις. Αν, πάλι, έχεις σβήσει τα πάντα μέχρι τις 5 το απόγευμα, τότε μάλλον παραείσαι χαλαρός.

Η λίστα αυτή πρέπει (ναι, πρέπει, εμπιστευτείτε με) να είναι σε χαρτί Α5 – ούτε μικρότερο, ούτε μεγαλύτερο

Η τέχνη της παραγωγικότητας και της διαχείρισης του χρόνου είναι κυρίως η τέχνη τού να σπας ένα πρότζεκτ ή έναν στόχο σε μικρότερα βήματα ή σε ενδιάμεσους στόχους, ολοένα και μικρότερα βήματα, μέχρι να φτάσεις στο επίπεδο μιας δουλειάς που θα πάρει από πέντε λεπτά μέχρι μία, το πολύ δύο, ώρες. Και κυρίως η τέχνη τού να μπορείς να υπολογίσεις με σχετική ακρίβεια πόσο χρόνο θα πάρει μια δουλειά. Αν μια δουλειά απαιτεί πάνω από δύο ώρες, τότε κάνεις κάτι λάθος ή απλώς πρέπει να τη σπάσεις σε κομμάτια (1, 2, 3 κ.ο.κ.).

Όταν καταφέρεις να ελαχιστοποιήσεις τον απρόβλεπτο παράγοντα –τις δουλειές ή τους ανθρώπους που σε βγάζουν εντελώς από το πρόγραμμα, τις δουλειές που παίρνουν τον διπλάσιο ή τριπλάσιο χρόνο απ’ ό,τι υπολόγιζες (εκεί πρέπει να αναρωτηθείς γιατί συμβαίνει αυτό)–, τότε έχεις αποκτήσει εσύ τον έλεγχο της ζωής και της παραγωγής σου. Αυτό δεν σημαίνει ότι θα λειτουργείς σαν μηχανή ή ότι δεν θα επιτρέπεις ποτέ στον εαυτό σου να βγει εκτός προγράμματος ή ότι δεν θα είσαι εκεί για τους άλλους όταν χρειαστούν κάτι επειγόντως∙ αλλά ότι, υπό κανονικές συνθήκες, αυτό θα είναι επιλογή σου και δεν θα είσαι έρμαιο της ζωής ή των άλλων. Σημαίνει δηλαδή ότι, σε βάθος χρόνου, θα μπορείς να προγραμματίσεις κάτι και να το ολοκληρώσεις.

Συνεχίζεται...