To-do list: Πώς να το κάνεις σωστά

Δεν αρκεί να φτιάξεις τη λίστα με όσα θέλεις να κάνεις μέσα στην ημέρα. Δεν αρκεί καν να τα βάλεις στη σωστή σειρά. Όσο χρήσιμο εργαλείο κι αν είναι να ιεραρχείς και να σημειώνεις συστηματικά τις υποχρεώσεις σου για να είσαι συνεπής, τόσο απαραίτητο είναι να καταλήξεις μέσα σου για ποιο λόγο φτιάχνεις αυτή τη λίστα.

Οι περισσότεροι δεν το κάνουμε αυτό με αποτέλεσμα οι λίστες να μας αποπροσανατολίζουν αντί να οργανώνουν το χρόνο μας. Έτσι ανακατεύουμε συνήθως σε ένα χαρτί τις επείγουσες προτεραιότητες που πρέπει να γίνουν εντός προθεσμίας μαζί με τις λιγότερο σημαντικές που τις σημειώνουμε απλώς για να μην τις ξεχάσουμε αφού δεν έχουν αυστηρή διορία, τύπου «να κλείσω ξενοδοχείο για διακοπές». Σε αυτό το συνονθύλευμα χωράνε κι άλλα μπούλετς με -αντικειμενικά ασήμαντα- πράγματα που ο μόνος λόγος που μπαίνουν στη λίστα, είναι η χαρά να τα διαγράψουμε εύκολα νομίζοντας ότι κάναμε κάτι σπουδαίο, τύπου «να αγοράσω οδοντόκρεμα».

Έτσι βγαίνουν από τη μέση οι ασήμαντες υποχρεώσεις και αυτές που πραγματικά δεν παίρνουν αναβολή, μόνο που ακριβώς γι' αυτό το λόγο θα είχαμε θυμηθεί να τις ολοκληρώσουμε έτσι κι αλλιώς, ήταν δεν ήταν στη λίστα. Στο τέλος αυτό που κυρίως συμβαίνει είναι να αναβάλουμε όλα τα υπόλοιπα που μπορεί να μην επείγουν, αλλά πρέπει επίσης να γίνουν.

Το Harvard Business Review και η Alisson Rimm, σύμβουλος διαχείρισης, συγγραφέας και εξειδικευμένη coach θετικού και παραγωγικού χώρου εργασίας, θεωρούν ότι μία λίστα δεν αρκεί. Η λύση έρχεται όταν κανείς καταγράφει τις υποχρεώσεις του σε τρεις ξεχωριστές to-do λίστες, που η καθεμία έχει ειδική λειτουργία.

Συγκεκριμένα, η πρώτη είναι για τα σημαντικά, αλλά όχι αυτά που είναι τρομερά επείγοντα. Η δεύτερη καταγράφει αυτά που πρέπει να ολοκληρωθούν σήμερα. «Αν δεν μπορώ να κάνω όλα όσα έχω γράψει στην πρώτη λίστα, που θα συμβεί, θα ξέρω ότι δεσμεύομαι να ολοκληρώσω τα πάντα τουλάχιστον στη δεύτερη πριν φύγω από τη δουλειά», εξηγεί η Alisson Rimm. «Η τρίτη περιλαμβάνει αυτά που αντικειμενικά δεν μπορούν να γίνουν, για να μου θυμίζει όσα συνειδητά αποφάσισα ότι δεν αξίζουν το χρόνο μου. Το να τα σημειώνω όμως με βοηθά να μην τα περιλαμβάνω στη λίστα με αυτά που πρέπει στ’ αλήθεια να γίνουν».

Το ημερολόγιο μπορεί επίσης να φανεί πολύ χρήσιμο. Αντί για σημειώσεις κάτι σε ένα χαρτί, το ημερολόγιο θα φανεί πιο αποτελεσματικό αφού δε λειτουργεί μόνο ως υπενθύμιση, αλλά προβλέπει συγκεκριμένη ημέρα και διάρκεια για την ολοκλήρωση μιας υποχρέωσης. Επίσης όταν κάτι έχει αυστηρή προθεσμία πρέπει να μπαίνει στο ημερολόγιο εγκαίρως ώστε να μη το ανακαλύπτεις ξαφνικά την προηγούμενη μέρα και να πανικοβάλλεσαι τελευταία στιγμή. «Ψάχνοντας εξαρχής πού υπάρχει κενό στο ημερολόγιο, υπάρχει πιθανότητα να συνειδητοποιήσω ότι δεν έχω χρόνο να προετοιμάσω κάτι, κι έτσι να μην το αναλάβω καθόλου», σημειώνει η Alisson Rimm.

Βοηθάει πολύ να γίνεται μια γενική επισκόπηση των υποχρεώσεων προκειμένου να σκεφτείς ποιες από αυτές είναι πράγματι σημαντικές στη ζωή σου και στους γενικότερου στόχους που θέτεις. Το καίριο ερώτημα που πρέπει να απαντάμε προτού σημειώσουμε κάτι στη λίστα με όσα έχουμε να κάνουμε είναι «Πρέπει όντως να γίνει αυτό;»

«Αν η απάντηση είναι ναι και αν εσύ είσαι αυτός που πρέπει να το κάνει, μόνο τότε πρέπει να συμπεριλάβεις κάτι στη λίστα», τονίζει.

Στη συνέχεια, φτιάξε τη not-to-do λίστα με όσα δεν μπορείς να κάνεις. Μόλις αποδεχτείς ότι αυτά που έχεις να κάνεις ξεπερνούν κατά πολύ το διαθέσιμο χρόνο σου, θα απελευθερωθείς. Αναγνωρίζοντας ότι κάποια πράγματα δεν είναι απαραίτητο να γίνουν και δεν έχουν προτεραιότητα, γλιτώνεις χρόνο για να κάνεις άλλα, πιο σημαντικά. Σε αυτή τη λίστα ανήκουν και όσα καθήκοντα δεν είναι σημαντικά ή επείγοντα.

Αφού τα κάνεις όλα αυτά, θα πρέπει να αρχίσεις από κάπου κι αυτό είναι συνήθως το δυσκολότερο. Μια λύση είναι να ξεκινάς από τα μικρά και όσα απαιτούν μικρότερη προσπάθεια. Έτσι νιώθεις ότι προχωράς και μπαίνεις σε ρυθμό. Μετά πρέπει αναγκαστικά να βρεις το κουράγιο για τα πιο δύσκολα.